CEO của Notion về AI, việc tái xây dựng công ty và mô hình tổ chức ban nhạc jazz

Linkloud dẫn lời

CEO của Notion, Ivan Zhao, đã tham gia một tập podcast tại Sequoia Capital vào tuần trước, chia sẻ về trải nghiệm của anh ấy khi hai lần đối mặt với nguy cơ công ty sụp đổ và hai lần xây dựng lại từ đầu. Hiện tại, anh đang sử dụng cùng một logic “tái cấu trúc” công ty có nghìn nhân viên này và tự xưng là “Refounder”:

Anh ấy cho rằng AI đã biến năng lực kỹ thuật thành hàng hóa, điều thực sự khan hiếm là Taste (thẩm mỹ) và Agency (tính chủ động), do đó tiêu chí tuyển dụng cần thay đổi; công việc truyền đạt thông tin và phối hợp đang được AI tiếp nhận, do đó cơ cấu tổ chức cần thay đổi; công nghệ thay đổi quá nhanh, bất kỳ kế hoạch nào kéo dài hơn vài tuần đều có thể trở nên vô dụng, cách lập kế hoạch cũng cần thay đổi. Enjoy!

Năm 2015, sau hai năm vẫn chưa tìm ra PMF, Notion sắp cạn tiền, Ivan và đồng sáng lập Simon đã đưa ra một quyết định mà hầu hết các nhà sáng lập đều không dám làm: sa thải tất cả nhân viên, hai người chuyển đến Kyoto để xây dựng lại từ đầu. Họ cho thuê lại nhà và văn phòng ở San Francisco, và trong khoảng thời gian đó, Notion lần đầu tiên đạt được dòng tiền dương.

(Notion ban đầu tại văn phòng ở San Francisco)

Sau khi khởi động, cuộc sống trở nên cực kỳ đơn giản: viết mã, ăn cơm, rồi lại viết mã, lại ăn cơm. Không có đội ngũ, không có quy trình, không có nguồn lực, chỉ có hai người và một ý tưởng. Kinh nghiệm này giúp Ivan lần đầu tiên thực sự hiểu rằng: điều thúc đẩy mọi việc xảy ra luôn dựa vào khả năng phán đoán và ý chí, còn mức độ dồi dào của nguồn lực mới là thứ thứ yếu. Một năm rưỡi sau, Notion 1.0 chính thức ra mắt.

(Nhà của Ivan và đồng sáng lập còn lại là Simon tại Kyoto)

Lần thứ hai là năm 2023. Đội ngũ tổ chức cuộc họp ngoài văn phòng tại Cancún, Ivan nhận được quyền truy cập sớm vào GPT-4. Trải nghiệm đó khiến anh cảm thấy như bị sốc, và ngay tại chỗ anh phán đoán: điều này sẽ thay đổi tất cả; nếu không đặt toàn bộ công ty vào đây, thì không việc gì tiếp theo còn ý nghĩa nữa. Vì vậy, anh công bố tái khởi động và chuyển toàn bộ nguồn lực sang AI trong một công ty có 500 người.

Nhưng sau đó là gần một năm rưỡi đầy khó khăn. Công nghệ mô hình vẫn chưa chín muồi, họ đã thử gần như tất cả các hướng, nhưng không có hướng nào thành công. Tăng trưởng đình trệ, tinh thần xuống dốc. Cho đến khi mô hình nền tảng thực sự chín muồi, sản phẩm mới bắt đầu bùng nổ, điểm ngoặt về doanh thu và sự bứt phá của sản phẩm AI gần như xảy ra đồng thời.

Trong cả hai trải nghiệm này, điều thực sự phát huy tác dụng là khả năng phán đoán và ý chí tiếp tục tiến lên trong sự không chắc chắn, và đây cũng là điểm khởi đầu cho việc anh ấy viết lại công ty sau này.

Ivan đã đưa ra một công thức nhân tài:

Talent = Capability × Taste × Agency

Để hiểu công thức này, điều quan trọng là quá trình suy luận.

Tại sao Capability lại đang giảm giá?

Trước khi Google ra đời, việc tiếp cận thông tin là một nguồn tài nguyên khan hiếm, những người có thể tìm thấy thông tin có lợi thế cạnh tranh thực sự. Sau khi Google ra đời, lợi thế này biến mất, và "Tôi có thể tìm thấy thông tin này" trở thành kỹ năng cơ bản. AI đang khiến điều tương tự xảy ra ở cấp độ sản xuất năng lực. Những việc trước đây cần nhiều năm tích lũy mới có thể làm tốt như viết mã, viết nội dung, phân tích dữ liệu, giờ đây sinh viên mới ra trường kết hợp với công cụ AI cũng có thể thực hiện ở mức khá. Tính khan hiếm của năng lực đang bị nén có hệ thống.

Ivan nói: "Những gì LLM làm được, giống như Google giúp mọi người tiếp cận thông tin, nó khiến mọi người đều có thể trở thành những người viết lách và lập trình viên khá tốt, ai cũng có Capability. Nhưng Taste vẫn quan trọng, đó là hệ giá trị của bạn, là biểu hiện của điều bạn muốn mang đến cho thế giới; Agency cũng vậy, bạn nỗ lực đến đâu, điều này do doanh nghiệp không thể thay đổi được. Vì vậy, hiện tại chúng tôi đang tối ưu hai yếu tố sau."

Taste và Agency tại sao không bị san bằng?

Taste là hệ thống giá trị của bạn, là khả năng đưa ra phán đoán khi không có câu trả lời chuẩn. Một sản phẩm nên đi theo hướng nào, một kiến trúc nên cân nhắc ra sao, AI có thể đưa ra gợi ý, nhưng việc xác định gợi ý nào đúng vẫn cần người có khả năng phán đoán thực sự để quyết định. Taste được hình thành từ thẩm mỹ và giá trị cá nhân, và trong ngắn hạn, nỗ lực cũng không thể thay đổi nhiều.

Agency là ý chí thúc đẩy sự việc diễn ra. Không chờ lệnh mà chủ động tiến lên, không lùi bước trước trở ngại, và có thể hoàn thành thực sự một việc còn dang dở. Đây cũng là điều AI không thể làm được.

Trước đây, khi tuyển người, người ta chú trọng vào kinh nghiệm; sau đó, Silicon Valley bắt đầu coi trọng Slope (độ dốc phát triển), lấy độ dốc học tập thay cho tích lũy quá khứ. Nhưng Ivan nói rằng giờ đây ngay cả Slope cũng không còn đủ, vì nó vẫn chỉ đo lường tốc độ tiếp nhận Capability, về bản chất vẫn đang xoay quanh cùng một chiều kích đang mất giá. Taste và Agency hoàn toàn nằm trên một trục tọa độ khác, tốc độ học hỏi không thể dự đoán được chúng.

Hai hành động liên quan đến tuyển dụng

Tuyển dụng số lượng lớn sinh viên mới ra trường cho vị trí kỹ sư, điều được quan tâm không còn là kinh nghiệm trước đây, mà là tính chủ động, sự tò mò và khả năng phán đoán; đối với vị trí bán hàng, vòng phỏng vấn đầu tiên đã loại bỏ hồ sơ, yêu cầu ứng viên phải tạo ra một sản phẩm trước, để xem họ hiện tại có thể làm gì và có sẵn sàng chủ động làm hay không. Hai hành động này đều đang thực hiện cùng một việc: thay thế “Bạn đã làm gì trong quá khứ” bằng “Bạn hiện tại là người như thế nào”.

Có thể suy nghĩ về một vài câu hỏi: Lần gần nhất quyết định tuyển một người, lý do thuyết phục bạn là gì? Là ứng viên từng làm việc tương tự tại một công ty nào đó, hay sơ yếu lý lịch có nền tảng mà bạn công nhận, hay quy mô dự án trước đây đủ lớn?

Đây đều là các tín hiệu của Capability. Nếu không có một phương pháp đánh giá Taste và Agency, quy trình tuyển dụng của bạn rất có thể vẫn đang tối ưu hóa một chiều hướng đang bị giảm giá trị.

Ba năm trước, Notion đã đặt ra một khẩu hiệu nội bộ: Chúng tôi muốn trở thành một ban Jazz, chứ không phải một ban nhạc hành tiến.

Sự khác biệt cốt lõi giữa hai bên không nằm ở tốc độ nhanh hay chậm, mà ở ai có thể tức兴. Ban nhạc hành khúc cần chỉ huy, mỗi nhạc công đều theo bản nhạc, sự đồng đều là đức tính; ban nhạc jazz có cấu trúc và sự đồng cảm, nhưng mỗi người đều có thể bắt kịp người khác và thúc đẩy tức兴 vào bất kỳ thời điểm nào. Chỉ huy biến mất, nhưng cấu trúc không biến mất, vì cấu trúc đã được nội hóa trong mỗi người.

Ivan cho biết đó là cơ chế tự điều chỉnh của anh ấy. Anh ấy là kiểu người của ban nhạc jazz, không thể chịu nổi cảm giác giao hết mọi việc cho người khác và chỉ giữ vai trò ra lệnh. Sau khi suy nghĩ rõ ràng, anh ấy bắt đầu tuyển dụng có hệ thống những người tương tự để xây dựng một công ty phù hợp với phong cách của mình.

Logic này được thể hiện trong tổ chức thông qua ba hành động cụ thể.

Đội ngũ kỹ thuật theo mô hình "dumbbell"

Đội ngũ kỹ sư của Notion hiện có hình dạng một quả tạ: hai đầu là Super Junior (kỹ sư siêu cấp sơ cấp) và Super Senior (kỹ sư siêu cấp cao cấp), trong khi lớp giữa đang thu hẹp.

Trước đây, giá trị của Kỹ sư cấp cao là đa chiều: mã nguồn đáng tin cậy hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về hệ thống, và có thể tự chủ thúc đẩy các dự án phức tạp. Sau khi các tác nhân AI lập trình xuất hiện, phần lớn giá trị trong chuỗi này đã bị tiếp quản. Do đó, giá trị của Kỹ sư cấp cao hiện nay được tập trung lại vào những phần còn lại: phán đoán kiến trúc và định hướng.

Hiện tại, LLM vẫn còn yếu trong việc thiết kế kiến trúc hệ thống; các đề xuất đưa ra từng cái một có vẻ hợp lý, nhưng khi ghép lại trong một hệ thống phức tạp thường xảy ra vấn đề, lúc này cần đến Tastes — đây là điểm thực sự không thể thay thế của ít nhất những Senior hàng đầu.

Ivan mô tả tổ hợp tối ưu khoảng như sau: một kiến trúc sư cấp cao hàng đầu, dẫn dắt hai hoặc ba kỹ sư trẻ, mỗi người tự quản lý hai hoặc ba Coding Agent. Cấu trúc này mang lại năng suất cao hơn và hiệu ứng nhân cao hơn so với việc một nhóm Senior mỗi người tự quản lý Agent. Các tầng trung gian bị nén từ cả hai phía, tầng thực thi được chuyển giao cho Junior + Agent, trong khi tầng ra quyết định chỉ có thể do những Senior cấp cao thực sự có năng lực kiến trúc nắm giữ, và giá trị của các vị trí trung gian ngày càng trở nên mơ hồ.

Giải tán tổ chức CMO

Notion hiện không có CMO. Bộ phận Marketing được chia thành hai tuyến hoạt động độc lập: một tuyến tập trung vào sản phẩm, kết nối trực tiếp với mạng xã hội và theo kịp nhịp độ ra mắt sản phẩm; tuyến còn lại hỗ trợ bán hàng, tập trung vào việc tạo ra lead và nhu cầu.

Lý do loại bỏ lớp trung gian điều phối rất đơn giản: Sau khi AI đảm nhận phần lớn công việc truyền tải và điều phối thông tin, việc để thông tin quay vòng qua CMO rồi mới phân phối lại đã trở nên quá tốn kém. Việc mỗi bên tự giải quyết công việc của mình lại nhanh hơn.

Giới thiệu hàng chục nhà sáng lập

Notion đã thu hút một lượng lớn các nhà sáng lập có kinh nghiệm khởi nghiệp thông qua việc mua lại, mỗi người phụ trách lĩnh vực mà họ am hiểu nhất. Người phụ trách tính năng ghi chú cuộc họp trước đây đã từng sở hữu một công ty khởi nghiệp chuyên về ghi chú cuộc họp; người phụ trách tìm kiếm doanh nghiệp trước đây là nhà sáng lập sản phẩm tìm kiếm doanh nghiệp. Cung cấp cho họ một nền tảng và nguồn lực tốt hơn để tiếp tục làm những điều họ giỏi nhất, chính là một chiến lược giữ chân nhân tài.

Ivan cũng là một “người đồng sáng lập”, có thể bất cứ lúc nào bước vào bất kỳ lĩnh vực nào hoặc hoàn toàn buông tay, cả hai phía đều không cảm thấy đe dọa về lãnh thổ. Điều này củng cố thêm thuộc tính ban nhạc jazz của tổ chức ở cấp độ cấu thành nhân sự—những người gia nhập vốn đã có khả năng biểu diễn độc lập.

Ivan đã chia việc lập kế hoạch thành hai việc có bản chất khác nhau, xử lý bằng logic hoàn toàn khác biệt.

Kế hoạch tài chính anh ấy cho rằng vẫn còn hữu ích, giống như tốc độ trên máy chạy bộ—bạn đặt ở mức nào, bạn sẽ biết mình đang chạy với tốc độ bao nhiêu, và con số đó là chính xác. Notion có xu hướng thận trọng đến trung lập trong tài chính, luôn giữ sẵn một khoảng đệm. Chi phí trong thời đại AI cũng trở thành một biến số mới, chi phí token sẽ tăng trực tiếp theo mức độ sử dụng sản phẩm, nên phải tính toán kỹ lưỡng.

Chiến lược sản phẩm là một chuyện khác.

Không có kế hoạch, thật sự không có, không phải sáu tháng, không phải ba tháng, mà là lập kế hoạch từng tuần một cách bốc đồng.

Phán đoán này trực tiếp đến từ bài học của lần tái cấu trúc thứ hai. Cuối năm 2022, Notion đã muốn phát triển sản phẩm AI Agent và nỗ lực rất nghiêm túc để thúc đẩy. Trong một năm rưỡi, gần như không có tiến triển nào; đội ngũ không phải không nỗ lực, mà là mô hình nền tảng chưa sẵn sàng. Bất kỳ kế hoạch sản phẩm nào ở giai đoạn đó đều chỉ là lý thuyết; điều thực sự có tác dụng là liên tục sáng tạo linh hoạt trong phạm vi mà công nghệ cho phép.

Điều bạn có thể lên kế hoạch duy nhất là Tempo; mục tiêu tài chính định nghĩa tốc độ của máy chạy bộ; Melody là ngẫu hứng, được viết mới mỗi tuần dựa trên thực tế kỹ thuật và thị trường. Đây chính là lý do cốt lõi khiến ban nhạc jazz phù hợp hơn với thời điểm hiện tại so với ban nhạc hành khúc: ban nhạc hành khúc phải sắp xếp toàn bộ bản nhạc trước khi lên sân khấu, trong khi ban nhạc jazz có thể phản ứng ngẫu hứng tại chỗ, không biết nốt tiếp theo sẽ đi về đâu, nhưng có khả năng bắt lấy nó ngay trong khoảnh khắc hiện tại.

Ivan được hỏi về việc tổ chức sẽ trông như thế nào sau ba đến bốn năm, nhưng thay vì mô tả bất kỳ bản thiết kế kỹ thuật nào, anh ấy lại hỏi trước: Điều gì sẽ không thay đổi?

Câu trả lời của anh ấy là bản chất con người. Con người vốn có tính phân cấp, sự phân công lao động mang ý nghĩa, con người có những sở thích và giá trị khác nhau—đây là những hằng số đã tồn tại hàng ngàn năm. Trong hệ thống pháp lý cũng không có công ty tự trị, CEO và CFO vẫn phải ký tên chịu trách nhiệm. Những hằng số này là điểm neo cho thiết kế tổ chức; AI thay đổi cách thức truyền thông và luân chuyển quyết định giữa những con người này, chứ bản chất con người thì không thay đổi được.

Nhưng ngay trên điểm neo này, ba cấp độ tái cấu trúc đã đang diễn ra. Cần tự hỏi bản thân ba câu hỏi sau:

• Quy trình tuyển dụng, hiện vẫn đang chủ yếu tối ưu Capability không? Có bộ tiêu chí đánh giá Taste không? Có bộ tiêu chí đánh giá Agency không?
• Trong tổ chức của bạn, có bao nhiêu người có giá trị cốt lõi là truyền đạt thông tin và thực thi mệnh lệnh? Áp lực cấu trúc đối với những vị trí này sẽ tiếp tục gia tăng khi các công cụ AI trở nên trưởng thành.
• Bạn vẫn đang lên kế hoạch sản phẩm bằng cách sắp xếp trước sáu tháng không? Không phải vấn đề nằm ở việc lập kế hoạch theo quý, mà là bạn đang coi nó như một cam kết hay chỉ là một công cụ tham chiếu được điều chỉnh hàng tuần?

Cuối cùng:

Công việc tri thức hiện đại chỉ mới khoảng 150 năm tuổi. Nó được sáng tạo ra. Nó không lâu đời bằng lửa hay ngôn ngữ. Tại sao nó không thể là một hương vị mới của nó?

Công việc tri thức mới chỉ tồn tại 150 năm, là sản phẩm do con người sáng tạo ra, và logic vận hành của doanh nghiệp cũng do con người đặt ra. Những gì được sáng tạo ra có thể được viết lại, Notion đã và đang làm điều đó, và sớm hơn hầu hết mọi người hai năm.